Blog Business Intelligence

blog

Advies van een ondernemer voor ondernemers

TIP1: Doe niet aan ‘nooit geweten, nooit gemeten!’

Ondernemers zijn harde werkers. Met een grenzeloze passie en een flinke dosis energie gaan ze de strijd aan met de concurrentie. Dagelijks is een ondernemer bezig met investeren in onderzoek en ontwikkeling van producten en/of diensten, om zo een nog beter resultaat te kunnen bieden aan de klant. Dat is mooi om te zien, en ook om te voelen. Want ik zit in hetzelfde schuitje, als zaakvoerder bij Credon.

De passie om te innoveren is een goede zaak, maar het zou zonde zijn als dit niet gepaard ging met het professioneel besturen van het bedrijf. De cijfers dus. We hebben het allemaal ooit meegemaakt: een zaakvoerder is soms blind voor bepaalde trends die kunnen wijzen op een groeiend probleem op gebied van cashflow. Of nog een andere kwaal: een ondernemer is er zich niet altijd van bewust dat sommige – historisch belangrijke – klanten inmiddels zo’n specifieke voorwaarden hebben bedongen, waardoor er vandaag met verlies verkocht wordt. Nooit geweten, want nooit gemeten. Het doet me denken aan autorijden zonder meetinstrumenten: men staat met pech aan de kant en stelt vast dat de benzine op is. Einde van de rit …

Maar geen paniek. Er zijn hulpmiddelen beschikbaar die toelaten om een éénduidig en accuraat zicht te krijgen op de bedrijfssituatie. Denk aan tools – binnen het ecosysteem van business intelligence oplossingen – die ondernemers een houvast bieden: dashboards rond credit management, risk & compliance, marketing intelligence, verkoop, logistiek, retail, enz. Eindeloze discussies rond de correctheid van cijfers omwille van manuele acties in Excel zijn dan voorgoed verleden tijd. Met de nodige zelfzekerheid kan men gefundeerde beslissingen nemen voor de toekomst.

TIP2: Waar gaat business intelligence (BI) eigenlijk over?

Business intelligence is nog niet algemeen ingeburgerd in de bedrijfsvoering. We onderscheiden 3 niveaus van maturiteit in het gebruik van business intelligence oplossingen. Bedrijven starten vaak met ‘beschrijvende’ analyses. Dit zijn rapporten die als statische Pdf of via Excel worden aangeleverd, en die beschrijven WAT er gebeurd is in de afgelopen week, maand, enz. Veel bedrijven beschikken vandaag vaak al over één of ander rapporteringsmechanisme om bv. inzicht te krijgen in hun verkopen en/of aankopen.

Een volgende, logische stap is het opzetten van een meer gefundeerd inzicht in WAAROM bepaalde zaken gebeurd zijn. Dit zijn de zogenaamde ‘diagnostische’ analyses. Via een eenvoudige druk op de knop komt u als ondernemer meer te weten over de reden waarom een bepaalde ‘meter’ (KPI) rood, dan wel groen is. Dat is nodig om echt te begrijpen wat er aan de hand is.

Ultiem evolueren bedrijven vervolgens naar ‘voorspellende analyses’. Trends uit het verleden geven dan een beeld van hoe de TOEKOMST er kan uitzien.

Informatie komt uit diverse bronnen, waardoor het niet altijd eenvoudig is om de gegevens samen te krijgen voor analyse. Ik kan boeken schrijven over de schrijnende manier waarop bedrijven hun hele bedrijfsvoering sturen op manueel bijgewerkte historische Excels. Vaak zijn er meerdere versies in omloop, die een eigen leven zijn gaan leiden. Of de originele bedenkers zijn al lang niet meer in dienst en niemand die nog weet hoe of waarom bepaalde indicatoren werden berekend. De kwetsbaarheid en afhankelijkheid van menselijke acties zorgt in het beste geval voor twijfels over de juistheid en consistentie van de cijfers, en in het slechtste geval voor het trekken van verkeerde conclusies.

Bedrijven in verschillende sectoren gebruiken business intelligence oplossingen op verschillende manieren. Zeker in operationele omgevingen hanteert men vaak sectorspecifieke meetinstrumenten om inzicht te verwerven in de werking van het bedrijf (bv. in de retail door verkoop via meerdere kanalen: winkels, catalogus, webshop, enz.).

Data wordt samengebracht vanuit uiteenlopende bronnen zoals de boekhouding, een ERP, een CRM, productie, planning tools, sociale secretariaten, enz.. Bovendien kan eigen data verrijkt worden met info van derden (bv. demografische data, weersvoorspellingen, enz.). En natuurlijk verloopt dit alles geautomatiseerd: weg met het aanmaken van Excel-sheets via manuele handelingen of complexe macro’s. Business intelligence biedt snelheid en zekerheid.

TIP3: Is business intelligence haalbaar voor iedere ondernemer?

Business intelligence is iets voor grote bedrijven? Dat was vroeger misschien het geval, maar die tijd is lang voorbij. De instapdrempel is dankzij nieuwe, innovatieve softwareoplossingen bijzonder laag geworden. Zowel op gebied van gebruiksvriendelijkheid als financieel. Hierdoor bekomt men een snel ‘terugverdieneffect’.

Nog een misvatting die ik graag de wereld uit help: business intelligence is alleen voor directieleden. Eigenlijk is het een onontbeerlijk werkinstrument voor iedereen, niet het minst op de werkvloer. Medewerkers krijgen namelijk de kans om gefundeerde inzichten te verkrijgen in belangrijke informatie die hen helpt om hun eigen werk efficiënter te laten verlopen. Een mooi voorbeeld is ons project bij Van Oirschot, waar nu ook de vertegenwoordigers dagelijks een of meer van de acht dashboards gebruiken om zelfstandig inkoop, verkoop, financiële data, servicegraden, voorraad en voorraadmutaties te analyseren. Het delen van informatie faciliteert het “meedenken”.

Vele voordelen dus, maar er is nog meer. Het gebruik van business intelligence kan op diverse manieren: op kantoor via de computer, onderweg via een tablet of een smartphone, enz. Sommige bedrijven gaan zelfs nog een stap verder en gebruiken het als instrument om data naar klanten te ontsluiten via bijvoorbeeld hun website. Dit levert een extra competitief voordeel op, alleen al omwille van de service die men aan de klanten verleent. Iets voor u?

TIP4: Beginnen is de boodschap, just do it

Vele BI-projecten kennen een roemloos einde, omdat de investering in technologie en expertise niet in balans is met het bekomen resultaat. De belangrijkste oorzaak is terug te vinden in een gebrek aan ‘zelfstandig kunnen rapporteren’ waardoor telkens weer dure, gespecialiseerde diensten noodzakelijk zijn wanneer men een nieuw inzicht wenst te verwerven. Terwijl de realiteit is: wat vandaag nodig is, is morgen mogelijk anders. Of met een knipoog naar Darwin: de snelheid waarmee men zich aanpast aan iedere nieuwe realiteit, dat is hoe een BI-oplossing overleeft.

Er bestaan tegenwoordig laagdrempelige en betaalbare softwareoplossingen die snel resultaat laten zien. Dergelijke tools zijn bij uitstek geschikt om via een ontdekkingstocht doorheen uw data tot conclusies te komen waar u nooit eerder had bij stilgestaan. Ze beantwoorden als het ware, vragen die u zich nooit heeft gesteld. Ze faciliteren ‘voortschrijdend inzicht’ en ze zijn – met het oog op nieuwe inzichten – zeer flexibel aan te passen. Bovendien zijn ze voldoende rijk aan functionaliteit, waardoor een gemiddeld bedrijf meer dan voldoende mogelijkheden vindt binnen één tool om in al haar behoeften te kunnen voorzien. Deze BI-oplossingen dragen het label ‘Self-Service BI’.

TIP5: Wat kan ‘Self-Service’ voor uw bedrijf betekenen?

Self-Service BI-oplossingen zijn gebruiksvriendelijk en geven u al binnen een tijdspanne van een paar dagen relevante inzichten in uw bedrijfsinformatie. Ze laten u toe om ‘te spelen’ met data, waardoor het makkelijker wordt om voor uzelf uit te maken welke informatie interessant is, welke overbodig, op welk niveau wie gegevens kan raadplegen en hoe u deze informatie wil benaderen. Het opzetten van een ‘zicht’ op uw data is snel te wijzigen in een ander inzicht, zonder de hulp van een business intelligence expert.

De sleutel tot succes? Keep it simple. Start alvast met een aantal key inzichten die snel te realiseren zijn en die direct voeling geven met de mogelijkheden van business intelligence. Vervolgens laat u uw analyses verder evolueren, helemaal in lijn met uw behoefte, om na verloop van tijd meer inzicht te krijgen in andere deelgebieden van uw onderneming. En een zeer mooi bijverschijnsel, wat u vast zal bekoren: u krijgt instant inzicht in de kwaliteit van de gegevens die u momenteel bewaart.

Meten is weten. Dat beseffen we bij Credon maar al te goed. Daarom ondersteunt ons team alle dagen honderden kleine en grote bedrijven om op een snelle en flexibele manier hun organisatie beter te laten functioneren. Daarom bieden we oplossingen voor ondernemers als u, zodat u nauwkeurig en onbevooroordeeld mee kunt op het pad van groei en optimalisatie.

Iedereen voldoende benzine ?

Aarzel ook zeker niet om te reageren of extra suggesties te geven. Neem gerust contact met mij op als je hierover eens wilt sparren.