Elke dag in detail

AVA is vooral bekend om zijn uitgebreide assortiment papierproducten, maar verkoopt nu in zijn 50 vestigingen ook allerlei accessoires voor speciale momenten: tafeldecoraties, suikerbonen (chocolade met een suikerlaagje dat ter gelegenheid van de geboorte van een kind wordt gegeven), ballonnen, champagneglazen etc. Alles om feesten of evenementen tot een succes te maken. AVA levert ook kantoormateriaal en benodigdheden voor de horeca. De helft van de productie is voor de export.

Overweldigende datastromen

Voor AVA is het belangrijk om voortdurend verkoopsgegevens, maar ook logistieke gegevens en financiële cijfers te analyseren. “De datastromen kunnen overweldigend zijn”, geeft directeur en IT-directeur Koen Van Weddingen toe. “Letterlijk elk bonnetje bevat een schat aan informatie. Tijdens drukke periodes analyseren we elke dag onze verkoop voor elk product en voor elk filiaal. Zo kunnen we de leveringen dagelijks bijsturen en afstemmen. Winkels mogen natuurlijk nooit zonder voorraad komen te zitten, maar ze moeten ook niet te veel voorraad innemen.”

Formules en macro’s in Excel

In het verleden werden al deze analyses uitgevoerd via Excel-queries op de gegevens die de medewerkers uit de ERP-oplossing haalden. Daardoor liet de kwaliteit van de informatie soms te wensen over, terwijl de analyses vaak slechts een algemeen overzicht boden. Niet iedere medewerker heeft immers de kennis om cijfers te projecteren in complexe formules en macro’s in Excel. Zo was het moeilijk om uit de analyses de juiste conclusies te trekken en er concrete acties uit af te leiden.

Snellere, meer gedetailleerde analyse

In de zoektocht naar een geschikte Business Intelligence tool kwam AVA uiteindelijk uit bij QlikView. Door de interfaces met andere systemen, zoals AS400 en de kassa- en boekhoudpakketten, maakt de tool snellere en meer gedetailleerde analyses mogelijk. Zowel voor de verkoop als voor de logistieke en financiële afdeling.

Ze hadden een pragmatische opzet, waardoor de teams zich snel een beeld konden vormen van de resultaten. Dat is echt een must als je dagelijks gegevens analyseert.

Director Koen Van Weddingen

Pragmatische dashboards voor ieder team

Om de overgang naar QlikView soepel te laten verlopen, stelde AVA per afdeling één key user aan. “Die medewerkers hebben alle trainingen gevolgd, zodat we de IT-afdeling niet meer nodig hebben om analyses te maken. Ze ontwikkelden ook samen met Credon de dashboards.” zegt Koen Van Weddingen. “Voor ons was het belangrijk dat ze een pragmatische opzet hadden, waardoor de teams snel een beeld krijgen van de resultaten. Dat is echt een must als je dagelijks gegevens analyseert.”